Com certeza você já ouviu falar em controle de caixa e no quanto esta prática é importante para o funcionamento e crescimento dos negócios. Mas, será que você realmente entendeu o quanto é determinante pôr em prática esse tipo de acompanhamento? Afinal, as finanças do negócio são decisivas para que ele continue a crescer, não é mesmo?
O controle de caixa é necessário tanto nas pequenas empresas, quanto nas multinacionais. É uma ferramenta indicada para aqueles que trabalham no mercado físico, como também no mercado virtual, e deve ser um dos primeiros recursos financeiros a apontar a saúde do empreendimento. Sem o controle de caixa é possível cometer graves erros em longo prazo!
Por ser algo tão importante para as finanças da empresa, entenda, neste artigo, como é possível fazer o controle de caixa de forma adequada. Veja ainda mais detalhes sobre sua importância e principais vantagens antes de aprender um passo a passo simples neste assunto. Leia mais!
Por que é importante fazer o controle de caixa?
Saber quanto entra e quanto sai diariamente do caixa do negócio é importante para manter a saúde financeira do empreendimento sempre no azul? Evidentemente que sim! Justamente por isso, é importante fazer o controle de caixa atentando-se para que ele seja realmente um reflexo da realidade, ou seja, que os resultados batam e condigam com o que está no caixa!
O controle de caixa permite que o gestor faça melhores planejamentos para a vida financeira da empresa. Permite ainda que se saiba exatamente de onde vêm os ganhos e para onde vão os principais montantes recebidos. É uma forma eficiente de fazer avaliações que sejam amplas ou precisas, já que um bom fluxo de caixa exibe relatórios com riqueza de detalhes.
Vantagens do controle de caixa
É claro que a essa altura você já desconfia de que são muitas as vantagens por trás da realização de um bom controle de caixa, certo? Mas, que tal saber em maiores detalhes quais são elas? Confira a seguir as que mais se destacam como benefícios do controle de caixa:
- Balanço geral que aponta se o montante de vendas é suficiente para quitar as despesas e demais compromissos já lançados para o futuro próximo;
- Destaca os momentos em que se faz necessário optar por estratégias de promoção ou liquidação para dar uma fluidez rápida ao estoque, transformando-o em recurso financeiro;
- É mais fácil controlar e planejar a partir da observação das entradas e das saídas dos recursos financeiros do negócio;
- Permite que o gestor tome decisões baseadas em dados do passado e do presente, além das projeções futuras feitas com base no controle de caixa.
Além dessas vantagens, é importante mencionar que existem ainda muitos outros benefícios a todos os empreendimentos que decidem fazer o controle de caixa. Cada negócio consegue enxergar os principais proveitos, conforme a aplicação desta ferramenta e passagem do tempo.
Passo a passo para fazer o controle de caixa
Depois de ler tudo isso sobre o controle de caixa, finalmente é chegado o momento de saber como pôr em prática esse recurso no dia a dia do seu empreendimento. Acompanhe os 7 passos destacados a seguir:
1. Anote todas as entradas e saídas
O primeiro passo para fazer um completo e meticuloso controle de caixa é anotar absolutamente todas as entradas e saídas de recursos financeiros no dia a dia do seu negócio. Desde um recebimento pequeno, como a venda de uma peça ou mercadoria de baixo valor, até a despesa com um pacote de copos plásticos para servir café, deve ser registrada.
2. Arquive corretamente as notas fiscais
Além de registrar as saídas, outro passo importante é arquivar as notas fiscais, a fim de que sirvam como documentos mediante a necessidade de apresentação futura. Nesse contexto, e para não ter que arquivar milhares de papéis, atualmente as empresas têm utilizado softwares que digitalizam tais notas para um registro mais eficiente e eficaz. Vale a pena experimentar.
3. Lance todos os dados e valores no mesmo dia
Um cuidado especial: muitas empresas falham na hora de fazer seu controle de caixa, porque deixam para fazer registros mais tarde e estes acabam por passar despercebidos e ficam de fora do fluxo. O ideal mesmo é que a cada entrada ou saída seja feito esse registro, para que não se permita tais equívocos.
4. Seja objetivo e simples no seu controle de caixa
O controle de caixa deve ser simples e objetivo, para que sua visualização seja rápida e fácil. Basicamente, é necessário que esteja destacado nesse recurso qual a data da transação a ser registrada, se é uma entrada ou uma saída, qual o valor e qual a forma – se em dinheiro, cartão ou cheque, por exemplo – além do fim, ou seja, o porquê deste registro.
5. Separe as finanças pessoais das finanças do negócio
É claro que todo bom gestor já está cansado de ouvir essa dica, mas vale a pena registrá-la aqui uma vez mais. As finanças pessoais devem ser sempre separadas do dinheiro do caixa da empresa. Portanto, determine qual é o seu salário e o registre desta forma, separando todo o resto e não usando o saldo de um para suprir o saldo do outro.
6. Trabalhe com previsões para o fluxo de caixa
O primeiro passo para fazer um completo e meticuloso controle de caixa é anotar absolutamente todas as entradas e saídas de recursos financeiros no dia a dia do seu negócio. Desde um recebimento pequeno, como a venda de uma peça ou mercadoria de baixo valor, até a despesa com um pacote de copos plásticos para servir café, deve ser registrada.
7. Use um gerenciador financeiro para otimizar o lançamento
O último passo e dica é tornar o processo mais profissional e otimizado, a partir das tecnologias que hoje já estão disponíveis a todos. Um gerenciador financeiro, por exemplo, lhe será muito mais útil do que usar uma simples planilha de Excel. Procure fazer esse investimento e permita que sua empresa cresça com as tecnologias certas.
Se você tinha dúvidas sobre porque era importante fazer e manter o controle de caixa, evidentemente após essa leitura está mais do que nunca preparado a aplicar este acompanhamento dentro do seu negócio. Aproveite para conhecer o Gerente Financeiro e veja como essa ferramenta poderá lhe ajudar neste controle e saia na frente já!
